Cómo introducir Redes Sociales Corporativas como estrategia de Comunicación Interna

Los social media se encuentran inmersos en casi todas las áreas del devenir humano, entre ellas el entorno laboral y empresarial, por lo cual las Redes Sociales Corporativas van haciéndose cada vez más necesarias como parte de una estrategia eficaz de Comunicación Interna, para cualquier empresa u organización.

Las Redes Sociales Corporativas pueden ser creadas a partir de intranets, que funcionan a través de los sistemas operativos internos, utilizando protocolos de Internet; pero también pueden ser entornos conformados mediante plataformas digitales e incluso aplicaciones en línea, diseñados para las especificaciones organizacionales de una empresa determinada, sobre todo aquellas de grandes dimensiones operativas.

También pueden establecerse Redes Sociales Corporativas haciendo uso de aplicaciones de uso público, pero que ofrecen herramientas para una experiencia de usuario con perfil corporativo, como Linked In o Workplace de Facebook, las cuales pueden ser híbridos que permitan además la interactividad entre trabajadores y clientes o público objetivo.

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Estos son sólo algunos ejemplos, cuya selección y creación deberá estar ajustada a la institución, empresa u organización, en la que se requiera implementar, tomando en cuenta factores como la segmentación demográfica de población laboral, cultura organizacional, áreas de enfoque, entre otros.

Es importante recordar que la comunicación interna sigue siendo la piedra angular de las políticas de mejoramiento en el clima interno, el fomento de un sentido de pertenencia y el afianzamiento de la visión y la misión en la organización, aspectos que repercuten directamente en la productividad y en la sinergia de los equipos de trabajo, siendo las nuevas tecnologías de comunicación una herramienta que potencia las acciones implementadas en este sentido, e incluso han ido cambiando y ampliando su perspectiva.

Consideremos además que aproximadamente el 80% de la información que se utiliza en los ambientes laborales, no está en los sistemas transaccionales de las empresas, por lo cual un empleado promedio consume entre un 25% y 30% de su tiempo buscando información, con su consecuente costo económico y de rendimiento.

Entornos colaborativos

Algunos de los beneficios que pueden aportarnos las Redes Sociales Corporativas tienen que ver con la agilización de la comunicación durante el trabajo colaborativo, debido a que permiten la creación en sus plataformas de grupos de trabajo, ya sea por áreas funcionales, tareas grupales o proyectos específicos.

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También impulsan la creación de entornos participativos a través de “wikis”, que son documentos y archivos que pueden ser modificados por varios trabajadores, dejando en éste: notas, comentarios, correcciones visibles, y otros, evitando crear varias versiones de un mismo archivo, lo que termina siendo molesto y contraproducente.

Fomentar esta sinergia, en la que cada individuo se entiende como un potencial detonante de progreso hacia la meta común, impulsa el sentido de equipo e inclusión hacia los procesos que realiza la organización, así como el interés hacia los logros grupales, lo que humaniza los procesos, siempre que se establezca una comunicación transparente y tendiente a la horizontalidad.

Flujo de información focalizado

Parte de esta transparencia comunicacional, se logra con mayor fortaleza gracias al uso correcto de las Redes Sociales Corporativas, al facilitar la “democratización” de la información y el acceso a los avances, paso a paso, de los procesos que lleva a cabo una organización, tanto a los trabajadores, directivos, socios, etc, lo que permite mantener presente el objetivo común y el aporte que cada equipo va introduciendo al éxito general.

Permiten también mantener a los empleados enterados de los temas de importancia para la empresa u organización y sus entornos, con datos aplicables a cada área de gestión. Así como la pronta difusión de informaciones internas, referentes a las actividades operativas o cambios organizacionales, por ejemplo.

Algunas otras ventajas del uso de las Redes Sociales Corporativas son:

  • Óptimo gestor de datos, que en muchos ámbitos sustituirá progresivamente al correo electrónico.
  • Punto de encuentro de opiniones, aportes y correcciones, que minimizan las barreras de comunicación e incluyen elementos de enriquecimiento como archivos multimedia y documentos complementarios.
  • Minimizan el tiempo de respuesta del grupo ejecutor, para solventar una tarea asignada y del decisorio, en cuanto a consultas, dudas, inquietudes y correcciones, por ejemplo.

No sólo importa el porqué, sino el cómo

Pero cómo engranar las Redes Sociales Corporativas en la dinámica laboral de tal manera que desempeñen el rol que necesitamos, evitando que produzcan un efecto contrario al deseado y se transformen en un elemento distractor y perjudicial para el clima laboral. Aquí cinco sugerencias:

  1. No es una red social personal, sino para la empresa, profesional, por lo cual, las herramientas disponibles deben estar pensadas para el intercambio de conocimiento y datos a favor de los procesos internos. El intercambio de documentos y temas deben estar dirigidos a las actividades y metas del entorno laboral. Lo que no significa una rigidez extrema que no permita el intercambio de experiencias y anécdotas personales, que pueden enriquecer la dinámica, humanizando el proceso.
  2. El lenguaje y la dinámica de interactividad debe ser inclusiva, adaptada a todos los públicos partícipes de las Redes Sociales Corporativas que se implementen. No se trata sólo de un hecho generacional (nativos o migrantes tecnológicos), ni de que no se pueda aprender su uso, sino que son redes comúnmente interdisciplinarias y cada participante debe sentirse incluido en al ambiente comunicacional y de abordaje de los temas y proyectos.
  3. No se busca suplantar la experiencia personal de interrelación en la dinámica laboral, sino de incorporar otra dimensión, la digital, que aproxime los aportes y logros a un ámbito que agilice, incluya y potencie la comunicación de los equipos y de la organización en general. Es otra forma de socializar los contenidos propios de cada tarea y proyecto que se esté ejecutando; es decir, otra manera de socializar y sincronizar el trabajo.
  4. El mayor reto de los responsables de la Comunicación Interna no deviene de la implementación de campañas internas para la incorporación técnica de las Redes Sociales Corporativas y el manejo de las herramientas que poseen, sino de la gestión de cambio, para facilitar la asimilación de los nuevos entornos digitales en los trabajadores, facilitando la introducción de nuevas concepciones y la conformación de comunidades virtuales internas. De esta manera, se busca minimizar el impacto negativo hacia las nuevas estrategias en espacios colaborativos y minimizar factores de riesgo y resistencia.

1. Las Redes Sociales Corporativas son espacios que deben estimular el trabajo colaborativo, y esto debe iniciar desde su formación e implementación, siendo un trabajo en equipo el establecimiento de las pautas de uso. Es importante fomentar la participación en cada una de las fases de implementación de las nuevas tecnologías, así como escuchar la opinión de los trabajadores durante su utilización. Cada aporte, seguramente enriquecerá la dinámica de interacción. Recordemos que las organizaciones son únicas, por lo cual cada herramienta que se incorpora, debe adaptarse a dicha organización, no al contrario.

Redes Sociales Corporativas

Escrito por Lcdo. Quintín Rodríguez, Comunicaciónes Corporativas y asesoría en Comunicación Digital. – redes sociales: LinkedIn Twitter Facebook Instagram 

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